De organisatie

Gepubliceerd

Deel dit standpunt

We vernieuwden de serverinfrastructuur van het bestuur en zetten een fail-over systeem tussen de bibliotheek en het WZC op. We vernieuwden het volledige netwerk en vervingen alle switches en firewalls. Zo zijn we beter gewapend tegen aanvallen van buitenaf. 

In het WZC en de academie vernieuwden we het wifi-netwerk.

We voerden een migratietraject van Citrix naar Microsoft RDS voor alle gebruikers uit en schakelden over naar Office365.

We vervingen de thin clients door laptops, dit om o.a. het thuiswerk technisch vlot te laten verlopen.

 

Audit Vlaanderen voerde een security audit uit en pakte de aandachtspunten aan.

 

We kochten het conferentiesysteem Cobra voor het digitaal zittingsverslag van de gemeente- en OCMW-raad en koppelden dit systeem aan de handtekenmap van Vlaanderen om digitaal tekenen toe te staan.

 

We zetten een postregistratiesysteem op met een link naar Cobra. Inkomende poststukken kunnen meteen digitaal op de agenda van de zittingen komen.

We zetten ook een systeem op om alle raadsvergaderingen live te streamen via internet. We nemen deze zittingen ook op zodat mensen deze achteraf kunnen bekijken.

Door de overschakeling naar het nieuwe postregistratiesysteem hebben we de mogelijkheid om alle uitgaande brieven digitaal te laten ondertekenen.  Op korte termijn zullen we dit dan ook gaan toepassen.

 

We installeerden een ticketsysteem op onze dienst. Zo kunnen we alle vragen beter opvolgen en efficiënt behandelen. Maar ook op andere diensten zetten we verder in op digitalisering: nieuwe prikklok met toegangscontrole voor de gebouwen, nieuwe versie van GIS, vastgoedinformatieplatform, Remmicom gronden en panden, installatie van BEO (digitaal platform om facturen goed te keuren), mijn burgerzaken …

 

Dankzij de vlotte samenwerking tussen alle collega’s lanceerden we in september 2023 een volledig nieuwe website. We kozen voor een eenvoudig en duidelijk design. We legden de nadruk op een goede zoekfunctie zodat de burger gemakkelijk kan vinden wat hij zoekt. De online formulieren bieden de burger de mogelijkheid meer dingen online aan te vragen. We legden een link met de interbestuurlijke productencatalogus (IPDC) en de uitdatabank waardoor we de gegevens slechts op 1 plaats moeten ingeven. Door de koppeling met 3P komen meldingen meteen bij de juiste dienst terecht en wordt er ook meteen een werkopdracht voor gemaakt. Dit verkort de doorlooptijd van een melding aanzienlijk en bespaart de verschillende diensten ook tijd. Alles komt meteen op de juiste plaats terecht.

Vlaanderen legde ons de verplichting op om te voldoen aan de SGDR-verordening (Single Digital Gateway). Komen anderstalige burgers wonen, werken of studeren in Lede, dan kunnen ze informatie opzoeken via het Europese platform Your Europe.  Deze info wordt, naast het Nederlands, ook aangeboden in het Engels. Dit project hebben we met de diverse diensten succesvol afgerond.

 

We vernieuwden de inhoud en lay-out van Lede informeert in 2021. Het blad kreeg een eigentijds en duidelijk gezicht, met een mooie mix van gemeentelijke informatie en activiteiten, de agenda (voornamelijk als platform voor de verenigingen) en human interest. We besteden extra aandacht aan beeldmateriaal via een vernieuwde lay-out en een samenwerking met 2 fotografen. Het nieuwe infoblad werd goed onthaald, zo blijkt uit onze enquête van 2022.

 

Met foto’s kan je heel krachtig communiceren. En een goed beeld versterkt je tekst. Authentieke beelden met echte mensen in plaats van stockfoto’s geven een groter bereik. Daarom hebben we sinds deze legislatuur 2 fotografen in dienst: een fotograaf voor gemeentelijke activiteiten en een fotograaf voor onze projecten en de uitbouw van een beelddatabank. We werkten hiervoor een afsprakennota en werkwijze uit.

 

We ontwikkelen in samenwerking met een communicatiebureau een socialemediastrategie. De werking van onze sociale media verliep te ad hoc. Een overkoepelende visie drong zich op. We pakten dit grondig aan via een praktijkgerichte analyse: een doorlichting van al onze socialemediakanalen, een focusgroep en een enquête. Daarnaast organiseerden we een brainstorm- en inspiratiesessie voor de medewerkers van het Lokaal bestuur. Op basis van dat alles bepaalden we onze nieuwe strategie.

 

Het Lokaal bestuur organiseert – meestal via een samenwerking van verschillende diensten – meerdere projecten. De communicatiedienst staat in voor het communicatieluik van deze projecten. De dienst wordt van bij het begin betrokken en de coördinator zorgt voor de opmaak van een communicatieplan per project. Een aantal projecten waar onze dienst nauw bij betrokken was: Villa Felix (persconferentie, tentoonstelling …), 10-daagse van de geestelijke gezondheid, project missie-visie-waarden, opmaak van een brochure ter bevordering van onze lokale middenstand, veilige schoolomgevingen, Tour Elentrik, nieuw dienstverleningsmodel en verhuis naar Burgerhuis.

 

We zetten stappen in digitalisering en toegankelijkheid van HR- informatie. Zo werken we met standaard aanvraagformulieren die personeelsleden zowel digitaal als op papier kunnen indienen.

 

Een grote professionalisering is de invoering van een nieuw prikkloksysteem. Het is voor onze werknemers eenvoudiger om verlof aan te vragen en priktijden te consulteren. Het systeem is transparant en toegankelijk, o.a. door consultatie op de smartphone of het digitaal inzenden van attesten.

 

We bevroegen het personeel over hun welzijn en benoemden een interne vertrouwenspersoon.

We werkten een teambuildingsbeleid uit.

 

Onze werving en rekrutering werd aantrekkelijker, professioneler en toegankelijker. Naast de moderne lay-out van de vacatures op de website, implementeerden we ook een nieuwe tool die het de kandidaten gemakkelijk maakt om digitaal hun kandidatuur te stellen. Het kandidatenbeheer is nu eenvoudiger en meer gestructureerd, waardoor de opvolging vlotter verloopt en overzichtelijk voor de collega’s van HR.

 

We vernieuwden het onthaalbeleid, met onder andere een aantrekkelijker en modern (digitaal) inlichtingenformulier, verwelkoming en duidelijke start- en opvolggesprekken. We organiseren onthaaldagen voor nieuwe medewerkers om de werking en afspraken te leren kennen op een aangename manier, maar ook elkaar en de andere diensten.

 

We moderniseren onze verouderde rechtspositieregeling die ons zal toelaten toegankelijkere invulling te geven aan de soms strakke regelgeving.

 

We werken op de moment met alle diensten samen aan de ontwikkeling van een vrijwilligersbeleid.

 

We werken ook aan burgerparticipatie.

  • Een recent voorbeeld (najaar 2023) is het burgerbudget voor klimaatprojecten. Burgers, buurtwerkingen, verenigingen en bedrijven vormen via hun lokale verankering, terreinkennis en netwerk een belangrijke hefboom om lokale klimaatdoelstellingen te behalen. Dankzij het burgerbudget kunnen burgers zelf projectvoorstellen indienen. Vervolgens organiseerden we een stemming waarbij inwoners de kans kregen om hun stem uit te brengen voor het projectvoorstel van hun voorkeur. Zo kunnen ze mee beslissen welke projecten financiering krijgen.
  • Ook in het project van Villa Felix werken we met burgerparticipatie. Eén van de basiswaarden van het project is participatie en we organiseerden samen ontwerpweken met alle betrokken partners en toekomstige gebruikers. Tijdens het ontwerpproces lieten we de leden van alle adviesraden, de raadsleden, de omwonenden en toekomstige medewerkers in Villa Felix actief participeren. We agendeerden het ontwerp ook meerdere keren op gemeenteraadscommissies en de GECORO.

Gerelateerde standpunten